我是英國大學的博士研究生。我的一小部分時間是（自願）組織每月一次的研討會系列。該研討會對我學校的所有博士生開放，並定期有30名左右的學生參加。我於2018年1月接任了這項職責，在此之前還有其他學生組織者。
我是這次研討會的組織者（以及其他兩個組織者），我們做出的所有決定均需經過特定的檢查。高級職員-我將其稱為X教授。可以說X教授是我們的組織“主管”。他們會檢查每個研討會的廣告海報，電子郵件等。如果沒有得到X教授的許可，即使沒有得到明確表示，也很少發生。
作為研討會的一部分，由於一天中的時間和持續時間，我們在會談之間休息時訂購一些比薩餅。這筆錢來自學校預算的特定部分。我們一直以來都是這樣做的，就像以前的組織者一樣。我們從未討論過此披薩的預算，也未討論“訂購”多少。我們一直以為我們在預算之內，並且沒有理由不這樣做。我們認為訂購的數量對於參加者的數量來說是完全合理的。
我今天收到來自學校負責人的一封令人驚訝的電子郵件-我將其稱為Y教授。該電子郵件要求召開會議與我們三個組織者一起明確表示，這次會議是由於我們的研討會實際上超出了預算，並且此外，預算持有人未批准他們。
這封電子郵件使我震驚，原因有幾個：
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過去，Y教授定期與X教授就與研討會有關的問題進行通訊，然後傳遞給我們的組織者。 Y教授直接給我們發送電子郵件與眾不同。實際上，Y教授從未在此電子郵件之前與我們聯繫過。
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Pro X X尚未對此郵件進行抄送或密件抄送。在我聯繫X教授有關電子郵件的消息後，他們表示非常驚訝，並對Y教授以這種方式與我們聯繫的事實表示擔憂。然後X教授建議我應參加請求的會議。
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雖然我們的組織者是要求比薩餅訂購的組織者，但我們沒有（也從未有過）知識或控制我們的特定預算。我認為可以合理地假設Y教授知道這一點，因此我不清楚本次會議的討論性質是什麼。
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Y教授是部門主管。也許他們想到了紀律處分或類似的行為。我不知道這方面的程序或法規，也不知道我們的組織者是否有責任面對任何紀律處分或處在什麼級別。
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另外一個麻煩是，除了在這次研討會的組織中，X教授實際上是我自己的博士項目主管-我認為他們是優秀的主管，並且條件非常好。我擔心這種情況下的事態發展可能會影響到這一點。
我的問題是：
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我可以被指控行為不檢嗎？
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我是否應該警惕Y教授的電子郵件？紀律處分是否在議程中？
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在本次會議期間，我應該多小心？我在這裡有受到嚴重影響的危險嗎？